Rejestry, ewidencje i archiwa - Sąd Apelacyjny w Szczecinie

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych:

Rejestry, ewidencje oraz wykazy w Sądzie Apelacyjnym w Szczecinie prowadzone są w oparciu o zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12.XII.2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS. 03.5.22) a Archiwum Zakładowe - w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 05.05.1989r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz. U. Nr 28, poz. 150 z póź. zm.) i zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30.12.1985 r. - w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. Urz. MS. Nr 8 poz.55).

Ponadto sprawy postępowania z dokumentacją i materiałami archiwalnymi regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r. - w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) w/w przepisy obligują sądy do wprowadzenia i stosowania instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt.

W Sądzie Apelacyjnym prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

• repertoria
• wykazy
• kartoteki
• zbiory wokand
• księgi pomocnicze

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia i układu akt. Powyższe urządzenia prowadzone są w ramach podstawowej działalności Sądu Apelacyjnego. W ramach czynności prowadzonych przez poszczególne oddziały Sądu prowadzone są urządzenia ewidencyjne według odrębnych przepisów, w szczególności z Ustawy o rachunkowości i przepisów prawa pracy. W Archiwum Zakładowym Sądu Apelacyjnego nie przechowuje się akt sądowych, które po prawomocnym zakończeniu sprawy zwracane są do sądów I instancji i tam archiwizowane. Dokumentami przechowywanymi w Sądzie Apelacyjnym są wyłącznie te, które wytworzone zostały na miejscu.

Zasady udostępniania informacji

O dostępie zainteresowanych osób do informacji znajdujących się w posiadaniu Sądu Apelacyjnego każdorazowo decyduje na wniosek zainteresowanego Prezes Sądu lub Wiceprezes Sądu w zakresie swojego działania, bądź upoważniona przez nich osoba. Udostępnienie stronie akt sądowych do przejrzenia oraz wydanie jej przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt może nastąpić po wykazaniu przez nią tożsamości, a co do innych osób niż strona – po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów postępowania sądowego (pełnomocnik, obrońca). Przewodniczący posiedzenia zarządza wydanie lub przesłanie akt biegłemu, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy.

Jeżeli osoba uprawniona do przejrzenia akt jest pozbawiona wolności, przewodniczący wydziału może zarządzić na jej wniosek przesłanie akt do zakładu karnego lub aresztu śledczego, chyba że szczególne względy przemawiają za umożliwieniem tej osobie przejrzenia akt w sekretariacie sądu. Zarządzając wydanie lub przesłanie akt przewodniczący wydziału wyznacza termin, w którym akta powinny być zwrócone, a w określonych wypadkach poleca, aby przejrzenie akt odbyło się pod nadzorem funkcjonariusza w oddzielnym pomieszczeniu.